VAXCORP INDONESIA · PREVENT, PROTECT, PROSPER
Syarat & Ketentuan Layanan
Terms of Service
Transparan dalam pelayanan. Jelas mengenai hak dan tanggung jawab Anda.
Transparent care, clear rights and responsibilities.
Ketentuan ini menjelaskan hak, kewajiban, dan kebijakan yang berlaku ketika Anda mengakses platform atau menggunakan layanan Vaxcorp Indonesia. Mohon baca sebelum melakukan pemesanan.
01Pihak, ruang lingkup, dan persetujuan
Ketentuan Layanan ini (“Ketentuan”) mengatur penggunaan situs clinic.vaxcorpindo.com, layanan pemesanan dan pembayaran, portal pasien MyVault, serta layanan kesehatan yang disediakan oleh PT Visi Indonesia Pancacita dengan nama usaha Vaxcorp Indonesia (“Vaxcorp”, “kami”).
Dengan menggunakan situs, membuat akun, atau melakukan pemesanan, Anda menyatakan telah membaca dan menyetujui ketentuan yang relevan. Untuk tindakan medis, persetujuan atas Ketentuan ini bukan pengganti persetujuan tindakan medis yang diperlukan secara terpisah. Syarat khusus yang ditampilkan dan disetujui saat pembelian atau dalam kontrak korporasi berlaku untuk layanan terkait; apabila terdapat pertentangan, ketentuan khusus yang sah berlaku untuk hal yang diaturnya.
02Layanan dan batasan informasi kesehatan
Layanan kami dapat mencakup vaksinasi, pemeriksaan kesehatan, laboratorium, pengujian DNA/genomik, layanan kunjungan rumah/kantor, serta program kesehatan korporasi, sesuai ketersediaan, izin, dan indikasi masing-masing layanan.
Informasi pada situs bertujuan memberikan edukasi umum, bukan diagnosis, resep, atau nasihat medis individual. Kelayakan pasien, kebutuhan pemeriksaan, dan pelaksanaan tindakan ditentukan oleh tenaga medis atau tenaga kesehatan yang berwenang. Situs dan WhatsApp kami bukan layanan gawat darurat; untuk kondisi darurat, segera hubungi layanan kegawatdaruratan atau fasilitas kesehatan terdekat.
03Akun, MyVault, dan anggota keluarga
Pemilik akun wajib menjaga kerahasiaan kredensial, memberikan informasi yang benar, dan segera melaporkan dugaan akses tidak sah. Akun pribadi tidak boleh dipindahtangankan atau digunakan untuk menyamar sebagai orang lain.
Orang tua/wali dapat meminta pengaitan catatan anak atau tanggungan yang sah. Pengaitan catatan orang dewasa lain memerlukan dasar kewenangan yang sah dan, bila relevan, persetujuan pemilik data. Vaxcorp dapat melakukan verifikasi identitas, hubungan, dan kewenangan serta menolak atau mencabut akses yang tidak dapat diverifikasi. Akses melalui MyVault tidak otomatis memberi kewenangan menyetujui tindakan medis atas nama orang lain.
04Informasi pasien dan tanggung jawab pengguna
Anda wajib menyampaikan informasi yang akurat dan relevan, termasuk identitas, usia/tanggal lahir, riwayat alergi, kondisi medis, kehamilan, obat-obatan, dan riwayat imunisasi bila diminta. Beri tahu kami apabila terdapat perubahan sebelum kunjungan.
Pemberian informasi tidak benar atau tidak lengkap dapat menyebabkan penundaan, pembatalan, atau perubahan rencana pelayanan demi keselamatan pasien. Kami dapat meminta dokumen identitas atau bukti perwalian untuk verifikasi sesuai kebutuhan dan hukum yang berlaku.
05Pemesanan dan konfirmasi janji temu
Pembayaran merupakan syarat konfirmasi janji temu. Pemilihan layanan, tanggal, dan slot waktu pada situs atau melalui tim Vaxcorp hanya membentuk permintaan pemesanan sementara. Slot belum menjadi janji temu yang terkonfirmasi dan belum dikunci secara definitif sampai pembayaran berhasil dan tercatat atau diverifikasi oleh sistem atau tim Vaxcorp.
Batas waktu pembayaran 3 jam: pelanggan memiliki waktu 3 (tiga) jam sejak permintaan pemesanan dibuat untuk menyelesaikan pembayaran. Selama periode tersebut, slot dapat ditahan sementara oleh sistem, tetapi penahanan sementara bukan konfirmasi janji temu. Jika pembayaran tidak diselesaikan dalam batas waktu tersebut, permintaan pemesanan kedaluwarsa dan slot tanggal/waktu otomatis dilepas agar dapat dipesan oleh pelanggan lain, tanpa kewajiban pemberitahuan terlebih dahulu.
Konfirmasi dan penguncian jadwal: tanggal dan waktu pelayanan baru dinyatakan terkonfirmasi setelah pembayaran berhasil dan statusnya dikonfirmasi oleh Vaxcorp. Konfirmasi dapat disampaikan melalui akun pelanggan, sistem pemesanan, email, WhatsApp, atau saluran resmi lain. Bukti transfer atau status pembayaran yang masih menunggu verifikasi tidak dengan sendirinya mengunci slot.
Jika pembayaran masuk atau baru teridentifikasi setelah masa 3 jam berakhir dan slot telah dilepas, pembayaran tersebut tidak secara otomatis menghidupkan kembali jadwal semula. Tim kami akan membantu memilih slot pengganti yang tersedia. Jika tidak ada jadwal pengganti yang disepakati dan layanan belum diberikan, pelanggan berhak memperoleh pengembalian penuh tanpa potongan pembatalan 10%, karena keadaan ini bukan pembatalan sukarela atas janji temu yang telah terkonfirmasi.
Ketersediaan tenaga kesehatan, produk, wilayah layanan, persyaratan waktu pemesanan minimum, serta persiapan atau pembatasan khusus dapat berbeda menurut layanan. Ketentuan khusus yang diinformasikan sebelum checkout berlaku untuk layanan terkait. Konfirmasi pembayaran dan jadwal tidak mengesampingkan kewajiban skrining serta persetujuan tindakan medis.
06Harga, pembayaran, dan tagihan
Harga, cakupan paket, pajak yang berlaku, biaya kunjungan, serta biaya tambahan yang relevan ditampilkan atau dikonfirmasi sebelum pembayaran. Pembayaran online dapat diproses melalui penyedia pembayaran pihak ketiga yang tersedia pada checkout; ketentuan penyedia tersebut dapat berlaku untuk pemrosesan transaksi.
Pemesanan janji temu wajib dibayar dalam 3 jam. Untuk pemesanan yang mencakup tanggal dan slot pelayanan, batas pembayaran adalah 3 (tiga) jam sejak permintaan pemesanan dibuat, bukan 3 hari. Tanpa pembayaran yang berhasil dan dikonfirmasi, janji temu tidak dapat dikonfirmasi atau dikunci. Jika batas waktu berlalu, slot dilepas sesuai Bagian 5. Ketentuan jatuh tempo lain yang mungkin dicantumkan pada dokumen penagihan tidak memperpanjang masa penahanan slot janji temu kecuali Vaxcorp menyatakan secara tertulis bahwa pengecualian berlaku.
Untuk transfer bank atau metode pembayaran yang memerlukan verifikasi manual, pelanggan bertanggung jawab mengikuti instruksi pembayaran yang diberikan. Jika transaksi dilakukan sebelum batas waktu tetapi konfirmasi dari penyedia pembayaran terlambat sehingga slot tidak lagi tersedia, Vaxcorp akan membantu mencari jadwal pengganti atau memberikan pengembalian penuh atas layanan yang belum diberikan jika tidak tercapai kesepakatan.
Setelah pembayaran dan konfirmasi jadwal, perubahan atau pembatalan atas permintaan pelanggan mengikuti Bagian 7 dan 8. Pembayaran tidak dengan sendirinya menjamin kelayakan klinis; penundaan atau pengembalian dana karena alasan medis mengikuti Bagian 9.
07Perubahan jadwal dan keterlambatan
Penjadwalan ulang gratis hingga 6 bulan: Pasien dapat mengajukan perubahan jadwal tanpa biaya administrasi selama tanggal kunjungan pengganti berada dalam waktu paling lama 6 bulan sejak tanggal janji temu semula, dengan memperhatikan ketersediaan tenaga kesehatan, produk, dan slot pelayanan. Ketentuan ini berlaku untuk layanan reguler, termasuk vaksinasi, dan tidak membebaskan biaya khusus pemeriksaan DNA yang dijelaskan di bawah.
Pengecualian untuk pemeriksaan DNA: perubahan jadwal pemeriksaan DNA yang diajukan kurang dari 24 jam sebelum jadwal yang telah dikonfirmasi dikenakan biaya penjadwalan ulang sebesar 10% dari harga layanan pemeriksaan DNA yang dijadwalkan ulang. Permintaan yang diajukan setidaknya 24 jam sebelumnya tidak dikenakan biaya penjadwalan ulang, sepanjang tanggal pengganti masih dalam periode 6 bulan tersebut. Biaya diinformasikan sebelum perubahan diproses.
Keterlambatan dan ketidakhadiran: apabila pasien terlambat atau tidak hadir, kunjungan dapat dijadwalkan ulang sesuai kapasitas dan batas 6 bulan. Untuk pemeriksaan DNA, ketidakhadiran tanpa pemberitahuan diperlakukan sebagai perubahan jadwal dengan pemberitahuan kurang dari 24 jam dan dikenakan biaya 10% sebagaimana disebutkan di atas. Tidak ada biaya penjadwalan ulang standar lainnya yang ditetapkan melalui Ketentuan ini.
Jika Vaxcorp yang perlu mengubah jadwal, pasien dapat memilih jadwal alternatif yang tersedia tanpa biaya penjadwalan ulang. Apabila tidak ditemukan solusi yang disepakati, ketentuan pengembalian dana pada Bagian 8 berlaku. Penjadwalan ulang karena alasan klinis mengikuti perlindungan khusus pada Bagian 9.
08Pembatalan dan pengembalian dana
Pembatalan sukarela setelah pembayaran: apabila pelanggan membatalkan layanan yang telah dibayar atas permintaan sendiri, pengembalian dana dikenakan potongan administrasi sebesar 10% dari nilai layanan yang dibatalkan dan telah dibayar. Dengan demikian, untuk layanan yang belum dilaksanakan, pengembalian dana pada umumnya sebesar 90% dari pembayaran atas layanan yang dibatalkan. Untuk pembatalan sebagian pesanan, potongan dihitung hanya atas bagian layanan yang dibatalkan, bukan seluruh pesanan.
Penjadwalan ulang bukan pembatalan: permintaan perubahan jadwal sesuai Bagian 7 tidak dikenakan potongan pembatalan 10%. Biaya khusus penjadwalan ulang pemeriksaan DNA kurang dari 24 jam tetap mengikuti Bagian 7.
Penundaan atas alasan medis bukan pembatalan sukarela: apabila setelah skrining tenaga medis menyatakan pasien belum layak menerima vaksin, pasien terlebih dahulu ditawarkan penjadwalan ulang untuk memberi kesempatan perbaikan kondisi atau penanganan kontraindikasi yang bersifat sementara. Apabila setelah 1 bulan sejak tanggal penilaian medis pertama pasien masih dinyatakan tidak layak menerima vaksin oleh tenaga medis yang berwenang, pelanggan berhak memperoleh pengembalian dana penuh (100%) untuk vaksinasi yang tidak dapat diberikan, tanpa potongan administrasi 10%. Ketentuan ini tidak mensyaratkan pasien menerima vaksin ketika secara klinis tidak aman.
Ketidaktersediaan layanan oleh Vaxcorp: apabila Vaxcorp membatalkan atau tidak dapat menyediakan layanan yang telah dibayar dan tidak ada alternatif yang disepakati, pelanggan berhak atas pengembalian dana penuh untuk bagian layanan yang belum diberikan tanpa potongan pembatalan.
Pengembalian dana yang disetujui ditargetkan diproses dalam sekitar 3 hari kerja setelah verifikasi transaksi dan persetujuan pengembalian dana; waktu dana masuk dapat bergantung pada bank atau penyedia pembayaran. Untuk layanan yang sudah dilaksanakan, sampel yang sudah diproses, atau pekerjaan laboratorium yang telah dimulai, penyelesaian biaya mengikuti tahapan layanan yang benar-benar telah dilakukan dan syarat khusus yang telah diberitahukan sebelum pembelian, sepanjang diperbolehkan hukum. Hak konsumen yang tidak dapat dikesampingkan tetap berlaku.
09Skrining, persetujuan tindakan, dan keselamatan
Vaksinasi dan tindakan klinis dilakukan setelah skrining serta penilaian tenaga medis yang berwenang. Petugas dapat menunda, mengganti rekomendasi, atau tidak melakukan tindakan apabila terdapat kontraindikasi, risiko keselamatan, persyaratan persiapan yang belum dipenuhi, atau alasan klinis yang dapat dipertanggungjawabkan.
Apabila vaksinasi perlu ditunda karena kondisi medis pasien: Vaxcorp terlebih dahulu menawarkan penjadwalan ulang untuk memungkinkan pemulihan atau penanganan kontraindikasi sementara. Jika pasien masih dinyatakan tidak layak menerima vaksin setelah 1 bulan sejak skrining medis pertama, berlaku pengembalian dana penuh tanpa potongan pembatalan sesuai Bagian 8. Penilaian ulang dilakukan oleh tenaga medis yang berwenang dan didokumentasikan sesuai prosedur pelayanan.
Persetujuan tindakan medis, penjelasan manfaat, risiko, alternatif, dan kemungkinan kejadian ikutan diberikan sesuai sifat tindakan dan peraturan yang berlaku. Pembayaran, klik persetujuan Ketentuan, atau pemesanan oleh anggota keluarga tidak otomatis merupakan persetujuan tindakan medis. Hasil klinis atau respons vaksin tidak dapat dijamin secara absolut.
10Pemeriksaan laboratorium, DNA, dan genomik
Jenis sampel, persyaratan identitas, persiapan, metode, cakupan analisis, estimasi waktu hasil, dan keterbatasan pemeriksaan dijelaskan dalam informasi layanan atau dokumen persetujuan yang relevan. Estimasi waktu hasil dapat berubah akibat kualitas sampel, pengujian ulang, logistik, atau proses laboratorium.
Pengujian genetik, paternitas, atau pemeriksaan khusus dapat memerlukan persetujuan dan verifikasi identitas tambahan. Pengujian untuk kebutuhan hukum atau pembuktian formal mungkin memerlukan prosedur chain of custody tersendiri; pemeriksaan pribadi tidak otomatis memenuhi persyaratan forensik. Interpretasi hasil tidak menggantikan konsultasi profesional bila diperlukan.
11Layanan kunjungan rumah, kantor, dan korporasi
Layanan di luar klinik bergantung pada wilayah, akses lokasi, kelayakan tempat tindakan, jumlah peserta, serta ketersediaan petugas dan perlengkapan. Pelanggan wajib menyediakan alamat yang benar, akses yang aman, dan kondisi yang memungkinkan pelayanan sesuai standar.
Untuk program korporasi, ruang lingkup, jadwal, daftar peserta, pembayaran, perubahan jumlah peserta, dan pelaporan dapat diatur lebih lanjut dalam penawaran atau perjanjian tertulis. Data kesehatan individu karyawan tidak otomatis menjadi hak akses pemberi kerja; pengungkapan mengikuti dasar hukum dan persetujuan yang relevan.
12Privasi, rekam medis, dan komunikasi
Informasi identitas, kesehatan, hasil pemeriksaan, dan rekam medis ditangani sesuai hukum perlindungan data pribadi, ketentuan kerahasiaan medis, dan kebijakan privasi kami. Kami tidak menjual data kesehatan pribadi. Penggunaan atau pengungkapan data dapat dilakukan sejauh diperlukan untuk pelayanan, pemrosesan laboratorium/pembayaran, pemenuhan kewajiban hukum, atau dasar pemrosesan lain yang sah.
Silakan baca Kebijakan Privasi untuk informasi lebih lanjut tentang tujuan pemrosesan, penerima data, hak subjek data, dan cara menghubungi kami. Permintaan akses, koreksi, atau penghapusan akan ditangani menurut hukum; rekam medis tertentu mungkin wajib disimpan meskipun akun portal ditutup.
Pesan administratif seperti konfirmasi pemesanan dan pengingat layanan dapat dikirim melalui saluran kontak yang Anda berikan. Komunikasi pemasaran mengikuti pilihan dan dasar hukum yang berlaku serta dapat dihentikan melalui mekanisme yang disediakan.
13Hak kekayaan intelektual dan penggunaan situs
Konten, merek, desain, dan materi situs milik Vaxcorp atau pemberi lisensinya dan dilindungi hukum. Anda boleh mengakses atau mencetak informasi untuk penggunaan pribadi yang sah, tetapi tidak boleh menyalin secara komersial, menyalahgunakan merek, meretas sistem, mengumpulkan data tanpa izin, atau mengakses catatan pasien tanpa kewenangan.
Konten yang Anda kirim melalui formulir atau layanan tetap tunduk pada hak dan kewajiban yang berlaku. Kami tidak memperoleh kepemilikan atas rekam medis, data kesehatan, atau materi pribadi Anda hanya karena Anda mengirimkannya melalui situs.
14Layanan pihak ketiga dan gangguan sistem
Situs dapat menggunakan penyedia pembayaran, laboratorium rujukan, komunikasi, peta, atau tautan eksternal. Masing-masing pihak dapat memiliki kebijakan tersendiri. Vaxcorp tetap menjalankan tanggung jawabnya atas layanan yang disediakannya sesuai hukum dan perjanjian.
Kami berupaya menjaga ketersediaan situs dan MyVault, tetapi pemeliharaan, gangguan jaringan, atau keadaan di luar kendali wajar dapat menyebabkan penundaan sementara. Gangguan teknis tidak menghapus hak Anda atas layanan yang telah dibayar atau hak hukum lain yang berlaku.
15Tanggung jawab dan hak konsumen
Vaxcorp bertanggung jawab atas kewajiban yang timbul berdasarkan hukum dan perjanjian yang berlaku. Tidak ada ketentuan dalam dokumen ini yang dimaksudkan untuk mengecualikan tanggung jawab atas kelalaian profesional, pelanggaran kerahasiaan, penipuan, atau hak konsumen yang tidak boleh dikesampingkan oleh hukum.
Anda bertanggung jawab atas penggunaan akun secara wajar dan informasi yang Anda berikan. Apabila terjadi masalah layanan, kami mendorong penyampaian keluhan disertai nomor pemesanan dan informasi pendukung agar dapat ditinjau secara adil.
16Perubahan ketentuan dan penghentian akses
Kami dapat memperbarui Ketentuan untuk mencerminkan perubahan layanan, sistem, atau peraturan. Tanggal berlaku dan versi terbaru akan ditampilkan pada halaman ini; perubahan material akan diberitahukan melalui sarana yang wajar bila diperlukan. Perubahan tidak berlaku surut terhadap transaksi yang telah dikonfirmasi kecuali diwajibkan hukum atau disetujui secara sah.
Akses akun dapat dibatasi sementara apabila terdapat dugaan penyalahgunaan, risiko keamanan, atau pelanggaran serius, dengan langkah yang proporsional. Pembatasan akun tidak menghapus kewajiban penyimpanan rekam medis atau hak pasien yang dilindungi hukum.
17Hukum, bahasa, dan penyelesaian sengketa
Ketentuan ini ditafsirkan menurut hukum Republik Indonesia. Apabila terjadi keluhan atau sengketa, para pihak terlebih dahulu berupaya menyelesaikannya melalui komunikasi dan musyawarah secara patut, tanpa menghilangkan hak untuk menggunakan mekanisme pengaduan konsumen, regulator, mediasi, atau pengadilan yang berwenang menurut hukum.
Ketentuan tersedia dalam Bahasa Indonesia dan bahasa Inggris untuk kemudahan. Dalam hal terdapat perbedaan penafsiran, versi Bahasa Indonesia menjadi acuan sepanjang diperbolehkan hukum yang berlaku.
18Hubungi kami
PT Visi Indonesia Pancacita — Vaxcorp Indonesia
Komp. Plaza Kelapa Gading, Rukan Inkopal Blok C No. 51, Jl. Boulevard Barat Raya, Kelapa Gading Barat, Kelapa Gading, Jakarta Utara, DKI Jakarta 14240, Indonesia.
WhatsApp: +62 882-123-00414
Email hukum dan keluhan: legal@vaxcorpindo.com
Lokasi: Google Maps ↗
These Terms explain the rights, responsibilities, and policies that apply when you use Vaxcorp Indonesia’s platform or services. Please review them before placing an order.
01Parties, scope, and acceptance
These Terms of Service (“Terms”) govern use of clinic.vaxcorpindo.com, online booking and payment, the MyVault patient portal, and healthcare services offered by PT Visi Indonesia Pancacita, trading as Vaxcorp Indonesia (“Vaxcorp”, “we”, “us”).
By using the website, creating an account, or placing an order, you acknowledge these applicable Terms. For clinical procedures, accepting these Terms does not replace any separate informed medical consent that is required. Specific terms disclosed and accepted at purchase or in a corporate contract apply to that service and prevail for the matters they specifically govern where legally valid.
02Services and limits of health information
Our services may include vaccinations, health check-ups, laboratory testing, DNA/genomic testing, home/office visits, and corporate healthcare programs, subject to availability, licensing, and the indications of each service.
Website information is for general education and is not an individual diagnosis, prescription, or medical advice. Patient eligibility and clinical decisions are determined by qualified healthcare professionals. Our website and WhatsApp are not emergency services. In an emergency, contact emergency responders or the nearest appropriate healthcare facility immediately.
03Accounts, MyVault, and family members
Account holders must protect login credentials, provide accurate information, and promptly report suspected unauthorized access. Personal accounts may not be transferred or used to impersonate another person.
Parents or lawful guardians may request access to records of children or lawful dependents. Linking another adult’s record requires appropriate authority and, where relevant, that person’s consent. Vaxcorp may verify identity, relationship, and authority, and may deny or revoke unverified access. MyVault access does not automatically authorize the account holder to consent to treatment on another person’s behalf.
04Patient information and user responsibilities
You must provide accurate and relevant information, including identity, date of birth, allergy history, medical conditions, pregnancy, medications, and vaccination history when requested. Please report relevant changes before your appointment.
Inaccurate or incomplete information may require postponement, cancellation, or changes to a care plan for patient safety. We may request identification or evidence of guardianship as reasonably necessary and legally permitted.
05Bookings and appointment confirmation
Payment is required before an appointment can be confirmed. Selecting a service, date, and time slot on our website or through the Vaxcorp team creates only a provisional booking request. The appointment is not confirmed and the time slot is not definitively secured until payment succeeds and is recorded or verified by the Vaxcorp system or team.
3-hour payment deadline: customers have 3 (three) hours from the time the booking request is created to complete payment. The system may provisionally hold the selected slot during this period, but a provisional hold is not a confirmed appointment. If payment is not completed within the deadline, the booking request expires and the date/time slot is automatically released for other customers, without a requirement for advance notice.
Appointment confirmation: the selected date and time are confirmed only after successful payment and confirmation of its status by Vaxcorp. Confirmation may be communicated through the customer account, booking system, email, WhatsApp, or another official channel. A transfer receipt or payment status awaiting verification does not, by itself, secure the slot.
If payment is received or identified after the 3-hour period and the slot has already been released, the payment does not automatically reinstate the original appointment. Our team will assist with an available alternative time. If no alternative is mutually agreed and the service has not been provided, the customer is entitled to a full refund without the 10% cancellation deduction, because this is not a voluntary cancellation of a confirmed appointment.
Staff, product, service-area, and time-slot availability, minimum booking lead times, preparation requirements, and service-specific restrictions may vary. Special terms disclosed before checkout apply to the relevant service. Payment and booking confirmation do not replace clinical screening or informed medical consent.
06Prices, payments, and invoices
Prices, package inclusions, applicable taxes, visit charges, and relevant additional fees are displayed or confirmed before payment. Online payments may be handled by third-party payment providers offered at checkout, whose transaction-processing terms may also apply.
Appointment bookings must be paid within 3 hours. For orders that reserve a service date and time slot, payment is due 3 (three) hours after the booking request is created, not 3 days. An appointment cannot be confirmed or secured without successful and confirmed payment. Once the deadline passes, the slot is released under Section 5. Any other due date shown on an invoice does not extend an appointment-slot hold unless Vaxcorp expressly confirms an exception in writing.
For bank transfers or payment methods requiring manual verification, customers must follow the payment instructions provided. If payment is made before the deadline but payment-provider confirmation is delayed and the slot is no longer available, Vaxcorp will help arrange an alternative appointment or provide a full refund for the undelivered service if no alternative is agreed.
After payment and appointment confirmation, customer-requested changes and cancellations are governed by Sections 7 and 8. Payment alone does not establish clinical eligibility; medical postponements and refunds are governed by Section 9.
07Rescheduling and lateness
Free rescheduling for up to 6 months: Patients may request an appointment change without an administrative rescheduling charge, provided the replacement visit takes place within 6 months of the original appointment date and is subject to the availability of healthcare professionals, products, and appointment slots. This applies to regular services, including vaccination, but does not waive the DNA testing exception below.
Exception for DNA testing: a request to reschedule a DNA test made less than 24 hours before the confirmed appointment incurs a rescheduling fee of 10% of the price of the affected DNA testing service. Requests made at least 24 hours in advance are free of rescheduling charges, provided the replacement date remains within the 6-month period. Any applicable fee will be disclosed before the change is processed.
Late arrivals and no-shows: missed or delayed visits may be rescheduled subject to capacity and the 6-month limit. For DNA testing, a no-show without prior notice is treated as a rescheduling request made with less than 24 hours' notice and is subject to the 10% fee described above. No other standard rescheduling charge is imposed by these Terms.
If Vaxcorp needs to change an appointment, the patient may select an available alternative at no rescheduling charge. If no mutually acceptable solution is available, Section 8 applies. Rescheduling for clinical reasons is subject to the special protection in Section 9.
08Cancellations and refunds
Voluntary cancellation after payment: if a customer voluntarily cancels a paid service, the refund is subject to a 10% administrative deduction from the paid value of the cancelled service. Accordingly, where the service has not yet been performed, the customer will generally receive a 90% refund of the payment attributable to the cancelled service. For partial cancellations, the deduction applies only to the cancelled portion, not to the entire order.
Rescheduling is not cancellation: appointment changes made under Section 7 do not attract the 10% cancellation deduction. The special fee for DNA tests rescheduled with less than 24 hours' notice remains governed by Section 7.
Medical postponement is not voluntary cancellation: if a clinician determines during screening that a patient is not currently eligible for vaccination, rescheduling will be offered first to allow time for recovery or resolution of a temporary contraindication. If the patient is still assessed as medically ineligible 1 month after the initial clinical assessment by an authorized healthcare professional, the customer is entitled to a full (100%) refund for the vaccination that cannot be administered, without the 10% administrative deduction. This policy never requires vaccination when it is clinically unsafe.
Service unavailability caused by Vaxcorp: if Vaxcorp cancels or cannot deliver a paid service and no mutually acceptable alternative is available, the customer is entitled to a full refund for the undelivered portion without a cancellation deduction.
Approved refunds are targeted for processing within approximately 3 business days after transaction verification and refund approval; actual receipt may depend on the bank or payment provider. For services already performed, samples already processed, or laboratory work already commenced, charges may reflect work actually completed and any special terms disclosed before purchase, to the extent permitted by law. Non-waivable consumer rights remain unaffected.
09Clinical screening, consent, and safety
Vaccination and other clinical procedures require screening and assessment by an authorized healthcare professional. A clinician may postpone, modify a recommendation, or decline a procedure where contraindications, safety concerns, unmet preparation requirements, or justifiable clinical reasons exist.
If vaccination must be postponed for medical reasons: Vaxcorp will first offer rescheduling to allow recovery or resolution of a temporary contraindication. If the patient remains medically ineligible 1 month after the initial medical screening, a full refund without a cancellation deduction is available under Section 8. Reassessment will be carried out by an authorized healthcare professional and documented under applicable clinical procedures.
Informed consent and explanations of benefits, risks, alternatives, and possible adverse events are provided as appropriate to the procedure and applicable law. Payment, acceptance of these Terms, or a booking made by a family member does not automatically constitute informed medical consent. No clinical outcome or vaccine response can be guaranteed absolutely.
10Laboratory, DNA, and genomic testing
Sample requirements, identity checks, preparation, methodology, scope, estimated turnaround, and test limitations are described in relevant service information or consent documents. Turnaround estimates may change because of sample quality, repeat testing, logistics, or laboratory processes.
Genetic, paternity, or specialized testing may require additional consent and identity verification. Testing intended for legal proceedings may require a separate chain-of-custody procedure; a private test does not automatically satisfy forensic requirements. Professional consultation may be needed to interpret results.
11Home visits, office visits, and corporate services
Off-site services depend on coverage, site access, clinical suitability, participant numbers, and availability of personnel and supplies. Customers must provide an accurate address, safe access, and a setting suitable for the procedure.
For corporate programs, scope, schedules, participant lists, payments, changes in headcount, and reporting may be governed by a written quotation or agreement. An employer is not automatically entitled to individual employees’ health data; disclosure requires an appropriate legal basis and relevant consent.
12Privacy, medical records, and communications
Identity details, health information, test results, and medical records are handled under applicable personal data protection law, medical confidentiality requirements, and our privacy policy. We do not sell personal health data. Data may be used or disclosed as necessary for healthcare delivery, laboratory/payment processing, legal compliance, or another lawful processing basis.
See our Privacy Policy for further information about processing purposes, recipients, data-subject rights, and contact options. Requests for access, correction, or deletion are handled in accordance with law; certain medical records may have to be retained after a portal account is closed.
Administrative messages, such as booking confirmations and service reminders, may be sent through your provided contact channels. Marketing communications are subject to applicable preferences and lawful grounds and can be opted out of through the available mechanism.
13Intellectual property and acceptable use
Website content, trademarks, designs, and materials belong to Vaxcorp or its licensors and are legally protected. You may access or print information for legitimate personal use but must not commercially reproduce materials, misuse our marks, compromise system security, harvest data without authorization, or access patient records without permission.
Materials submitted through forms or services remain subject to applicable rights and duties. We do not acquire ownership of your medical records, health data, or personal materials merely because you submit them through the website.
14Third parties and service interruptions
Our website may use payment providers, referral laboratories, communications providers, maps, or external links. Those providers may have their own policies. Vaxcorp remains responsible for its own services to the extent required by law and contract.
We strive to keep the website and MyVault available, but maintenance, connectivity failures, or circumstances beyond reasonable control may cause temporary interruptions. Technical outages do not remove your rights concerning paid services or other applicable legal rights.
15Liability and consumer rights
Vaxcorp remains responsible for obligations imposed by applicable law and contract. Nothing in these Terms is intended to exclude liability for professional negligence, breaches of confidentiality, fraud, or consumer rights that cannot lawfully be waived.
You are responsible for reasonable account use and information you supply. If a service issue occurs, please submit a complaint with your booking reference and relevant supporting details so that it can be assessed fairly.
16Changes to Terms and account restrictions
We may update these Terms to reflect changes in services, systems, or laws. The effective date and latest version will appear here, and material changes will be communicated through reasonable means when required. Changes do not retroactively alter confirmed transactions unless required by law or validly agreed.
Account access may be proportionately restricted for suspected abuse, security threats, or serious violations. Account restrictions do not eliminate statutory medical-record retention obligations or legally protected patient rights.
17Governing law, language, and disputes
These Terms are governed by the laws of the Republic of Indonesia. The parties should first attempt good-faith communication and amicable resolution of complaints, without limiting access to consumer complaint mechanisms, regulators, mediation, or courts of competent jurisdiction as provided by law.
These Terms are available in Indonesian and English for convenience. In the event of an interpretive discrepancy, the Indonesian version governs to the extent permitted by applicable law.
18Contact us
PT Visi Indonesia Pancacita — Vaxcorp Indonesia
Komp. Plaza Kelapa Gading, Rukan Inkopal Blok C No. 51, Jl. Boulevard Barat Raya, Kelapa Gading Barat, Kelapa Gading, North Jakarta, DKI Jakarta 14240, Indonesia.
WhatsApp: +62 882-123-00414
Legal and complaints email: legal@vaxcorpindo.com
Location: Google Maps ↗
PT Visi Indonesia Pancacita · Vaxcorp Indonesia · Privacy Policy / Kebijakan Privasi